Manch einer fühlt sich angesichts des Bergs an zu erledigenden Themen, überfordert und schlägt die Hände über dem Kopf zusammen. Dies kann nach der ersten Euphorie und Einfindungsphase eines Projektes sein, aber auch im Arbeitsalltag auftreten.

Gedanken überstürzen sich, man weiß nicht, wo man beginnen und schon gar nicht, wie und wann man das alles schaffen soll. Wie eine lange Straße, die man kehren muss, wie Beppo Straßenkehrer aus Michael Endes Buch „Momo“. Doch Beppo Straßenkehrer lässt sich nicht beirren und hat klare Fixpunkte, die ihm helfen, die lange Straße und schließlich sogar die ganze Stadt zu kehren. Ein Schritt, ein Atemzug, ein Besenstrich. Das kann er, das kennt er. Er hat das große Ganze, die Straße oder die Stadt, im Hinterkopf und trotzdem konzentriert er sich auf den einen Moment. Auf das, was als nächstes kommt. Den nächsten Schritt, den nächsten Atemzug, den nächsten Besenstrich. Hätte Beppo Straßenkehrer diese kleinen Fixpunkte nicht, wäre er vielleicht nicht in der Lage, die Straße zu kehren.

Aber was genau ist ein Fixpunkt? Ein Fixpunkt ist eine organisatorische Schaltstelle und kann sowohl Anfangs- als auch Zielpunkt sein. Er ist also ein fester Bezugspunkt und bietet daher Orientierung und Stabilität.

Aber was bietet Orientierung und Stabilität, um mit all den Aufgaben und Anforderungen gut umgehen zu können?

Überblick

Erst einmal verschafft man sich einen Überblick. Hier hilft eine To-Do Liste, denn dann sind alle Aufgaben notiert („fixiert“) und können nicht vergessen werden – die Sorge, dass Aufgaben nicht erledigt werden, weil man sie vergisst, verschwindet. Auch eine Mindmap kann hilfreich sein, um die Aufgaben zu kategorisieren und Zusammenhänge aufzudecken. Das Aufschreiben der zu erledigenden Dinge bringt Klarheit in das Gedankenchaos, die Aufgaben sind konkreter und handfest. Das Gefühl der Überforderung wird gelindert oder sogar gänzlich vertrieben. Von diesem stabilen Ausgangspunkt kann man dann zum nächsten Schritt übergehen.

Ordnung

5S-Methode

Wer es ganz genau nehmen möchte kann auch nach der 5S Methode aus dem Total Quality Management (TQM) vorgehen:

  • Sort (Selektiere/Sortiere aus)
  • Straighten (Sortiere/Stelle hin)
  • Shine (Säubere)
  • Standardize (Standardisiere)
  • Sustain (Selbstdisziplin)

Weitere Informationen gibt es zum Beispiel unter http://www.tqm.com/beratung/5s.

Das Aufräumen des Arbeitsplatzes/PCs kann eine beruhigende Wirkung haben. Um die Komplexität zu reduzieren ist auch das Ausmisten von nicht mehr benötigten Unterlagen empfehlenswert. Hat man doch oft das Gefühl, durch all die Anforderungen blockiert zu sein, sieht man nun physisch, dass man etwas geschafft hat. Man hat nicht nur einen klaren Kopf, sondern auch einen klaren Arbeitsplatz.

Prioritäten

Um einen Anfang für den nächsten Schritt zu finden können die Aufgaben priorisiert werden. Dies kann mit verschiedenen Methoden getan werden, mit der Eisenhower-Methode, die nach Wichtigkeit und Dringlichkeit sortiert oder dem Pareto-Prinzip, welches die Zeit-Leistungs-Relation betrachtet, um nur zwei Beispiele zu nennen.

Manche Aufgaben sind sehr komplex und zeitintensiv und können nicht als Ganzes priorisiert werden. Hier bietet es sich an, Teilaufgaben zu bilden und Zeitfenster zu setzen, um sich besser zu orientieren und somit wieder Fixpunkte zu schaffen. Manchmal tut es gut, erst einmal kleine Aufgaben zu priorisieren, um Erfolgserlebnisse zu schaffen und einen Zugang zum Aufgabenberg zu finden.

Um mehr darüber zu erfahren, wie sie sich selbst gut organisieren können, empfehlen wir Ihnen auch das Buch „Getting things done“ (dt. „Wie ich die Dinge geregelt kriege: Selbstmanagement für den Alltag“) von David Allen.

Regeltermine

Termine in regelmäßigen Abständen bilden ein gewisses Raster, um ein Thema voranzubringen. Dazu zählt z.B. die Morgenrunde im Team, die als Startpunkt für den Tag steht. Das können auch Rücksprachetermine mit Kollegen, dem Chef, dem Projektleiter oder den Mitarbeitern sein. Allein durch die Gewissheit, dass es einen Platz gibt, an dem wichtige Punkte angesprochen werden, läuft man nicht Gefahr, die Dinge schleifen zu lassen, weil man das konkrete Ziel, den Regeltermin, vor Augen hat. Man arbeitet auf dieses Ziel hin und hat bestenfalls nach der Durchsprache oder Diskussion wiederum einen Ausgangspunkt in Form von getroffenen Entscheidungen oder hilfreichen Tipps, um sein Thema weiter und mit neuem Schwung zu bearbeiten.

Fokus

Konzentrieren Sie sich also zunächst entweder auf die kleineren Aufgaben oder auf die Aufgabe mit der höchsten Priorität. Das ist Ihr Fixpunkt, von hier aus können sie nun operativ tätig werden. Die weiteren Aufgaben haben Sie im Hinterkopf und auf dem Papier, diese brauchen Sie jedoch aktuell nicht zu belasten.

Zwischenergebnisse

Auch Meilensteine in einem Projekt können hilfreiche Fixpunkte sein. Beppo Straßenkehrer würde sich auch nicht die ganze lange Straße ansehen, sondern seinen Blick auf die nächste Laterne oder die nächste Kreuzung richten und darauf zuarbeiten. Die Kreuzung ist sein Zwischenziel und Fixpunkt, obgleich er im Hinterkopf hat, dass es noch weitere Straßen zu reinigen gibt.

Sie unterteilen die zu erledigenden Aufgaben in kleinere Pakete. Realistische Zwischenergebnisse zu setzen und diese dann auch zu erzielen wirkt sich sehr förderlich auf die Motivation aus. Gäbe es in einem Projekt keine Meilensteine in Form von Zwischenergebnissen, könnte es schnell zur Überforderung kommen. Auch das Risiko, dass ein Projekt scheitert, kann sich dadurch erhöhen.

Diese erreichten Zwischenergebnisse dürfen auch gerne im Team gefeiert oder als Anlass für eine Belohnung genutzt werden. So kann man stolz auf das Geschaffte sein und motiviert nach vorne in Richtung des nächsten Zwischenergebnisses schauen.

Tagesplan mit festen Pausen

Eine Tagesplanung bzw. –strukturierung kann zusätzliche Sicherheit bringen. Durch die schriftliche Tagesplanung kann das Gedächtnis entlastet werden, außerdem dauert es nur wenige Minuten, diese Planung auszuführen. Fixpunkte in Ihrem Tagesplan können beispielsweise Pausen sein, die Sie fest einplanen. Ein Tag, der mit Aufgaben vollgestopft ist, kann durch eine Mittagspause als Fixpunkt besser erträglich sein. Das Gefühl, dass in den nächsten 8-10 Stunden Leistung gefordert wird und noch ein riesiger Berg vor Ihnen liegt, kann durch die Pause als Zielpunkt und gleichzeitigem neuen Startpunkt ein Anker sein, von dem aus Sie in die zweite Hälfte des Tages starten.

Die Erfahrung zeigt, dass Pausen zu planen gelingt, sie dann tatsächlich auch zu machen jedoch scheitert. Dann kommt hier noch ein Telefonat dazwischen, da muss etwas geklärt werden und dann steht schon der nächste Termin an – für eine Pause war keine Zeit. Dem können Sie gut entgegen wirken, indem Sie sich für eine Pause verabreden. Schreiben Sie die Pause als Termin in Ihren Kalender und signalisieren Sie Ihren Kollegen, dass Sie in dieser Zeit nicht erreichbar nicht. Hilfreich ist auch, sich etwas Schönes für die Pause vorzunehmen, auf das man sich besonders freut.

Diejenigen, die unter „Aufschieberitis“ (Prokrastination) leiden, können anhand von mehreren kleinen geplanten Pausen feststellen, dass sie doch einiges schaffen können. Wenn man sich beispielsweise einen Arbeitsblock von 4 Stunden vornimmt und dann eine Pause einplant, wird es einem recht schwer fallen, die 4 Stunden produktiv zu verbringen. Planen Sie jedoch 1,5 Stunden für ein Thema ein und machen dann 5-10 Minuten Pause, haben Sie nicht mehr diesen großen 4-Stunden-Berg vor Augen, sondern eine überschaubare Zeitspanne.

Urlaub

Neben den kleinen Pausen braucht man auch immer wieder längere Pausen in Form von Urlaub. Manch einer plant seinen Urlaub gleich für das ganze Jahr, um sich Fixpunkte zu setzen und durch kürzere Arbeitsphasen nicht das ganze Jahr als Arbeitsberg vor sich zu haben. Man arbeitet auf den Urlaub hin und kann dann mit neuen Kräften nach dem Urlaub wieder in den Arbeitsalltag starten.

Es gibt eine Vielzahl an Fixpunkten, die sowohl im privaten als auch im beruflichen Bereich eingesetzt werden können. Fixpunkte bringen Ruhe in unruhige Gewässer und sorgen so für Sicherheit. Diese ist wie eine schöne Insel, wenn man im Gedankenchaos versinkt und sich von der Aufgabenflut überwältigt fühlt. Von einem angenehmen Fixpunkt ausgehend, können Motivation und Konzentration stärker für die Zielerreichung mobilisiert werden und schlagen nicht in Frustration und Demotivation um.
Durch das Innehalten kann man den vergangenen Zeitraum Revue passieren lassen und die nächsten Schritte planen. Das beinhaltet auch einen Abgleich des bisher geleisteten mit den geplanten (Zwischen)Ergebnissen.

Und selbst wenn die Gewässer mal zu unruhig sind und Sie Gefahr laufen, von einer großen Welle überrollt zu werden – lassen Sie sie schwappen, holen einmal tief Luft und machen dann in Ruhe weiter.

Ein Schritt, ein Atemzug, ein Besenstrich. Eine Straße bis zur Kreuzung kehren, dann innehalten. Energie tanken und dann mit dem Blick nach vorne gerichtet weiter gehen.