Jeder, der etwas zu organisieren hat, ist früher oder später mit der Frage „wieviel?“ konfrontiert. Ob Sie den Aufwand von Arbeitspaketen in einem Projekt ausdetaillieren, in Ihrem Team neue Aufgaben hinzubekommen, oder für eine Risikoanalyse Eintrittswahrscheinlichkeiten und Schadenshöhen abschätzen – immer geht es darum, etwas, das man nicht genau weiß, in eine Zahl zu bringen.

Man kann auf verschiedenen Wegen zu Zahlen kommen: messen, simulieren, berechnen oder schätzen. Schätzen klingt für viele Menschen zunächst am unzuverlässigsten, wenn die Methoden so nebeneinander stehen. Wie Schätzen schnell und einfach sehr zuverlässige Werte liefern kann, lesen Sie in diesem Artikel.

Wo kann man Zahlen herkriegen?

Lassen Sie uns zunächst kurz auf die unterschiedlichen Voraussetzungen für die vier genannten Wege schauen: Messen ist dort, wo es um physikalische Sachverhalte geht, oft einfach und sinnvoll. Verbrauch oder Strecken lassen sich häufig z.B. automatisiert „nebenbei“ messen und schon hat man die benötigten Daten. Schwieriger wird es, wenn es um Menschen geht: Zeitaufschreibungen bei Arbeitstätigkeiten sind in der Regel nicht willkommen. Die Betroffenen fühlen sich kontrolliert und haben häufig das Gefühl, dass die aufgenommenen Werte nicht die realen sind oder sein dürfen. Und wenn es um Dinge geht, die bislang noch nie stattfanden bzw. vorkamen, z.B. neue Aufgaben oder Risiken, gibt es schlicht nichts zu messen.

Simulationen haben im technischen und wissenschaftlichen Bereich ihren Platz, z.B. wenn es darum geht, komplexe Szenarien mit vielen unterschiedlichen Parametern durchzuspielen. Die (informations-)technischen Hilfsmittel dafür bedeuten meist eine größere Investition. Für Organisationsaufgaben sind Simulationen auf Spatzen gerichtete Kanonen.

Zum Berechnen wird Zahlenmaterial benötigt. Wenn Sie ein vergleichbares Projekt bereits abgeschlossen haben, können Sie aus den Werten von damals (z.B. Dauer eines Arbeitspakets) die Daten berechnen, die Sie brauchen. Dies kann gefährlich sein, denn der Teufel steckt häufig im Detail. Faktoren wie die Kompetenz der eingesetzten Mitarbeiter, die genaue Qualität des verwendeten Materials oder Werkzeugs, die Räumlichkeiten – vermeintlich kleine Dinge – können z.B. die Effizienz beeinflussen. Versuchen Sie, von den damals Beteiligten so viele Informationen wie möglich „um die Zahlen herum“ zu bekommen, damit Sie wissen, ob die vorhandenen Zahlen wirklich für Ihre Zwecke verwendbar sind.

In welchen Fällen sollte man schätzen?

Wenn …

  • Sie keine verlässlich übertragbaren Zahlen haben,
  • es um Menschen und ihr Verhalten (z.B. Leistung) geht,
  • es einfach und ohne Investitionen gehen soll,

dann sollten Sie schätzen!

Wie kommt man zu guten Schätzungen?

Schätzen Sie gemeinsam mit mehreren Leuten, die alle den Gegenstand der Schätzung möglichst gut kennen. Der erste Schritt ist, dass jeder der Beteiligten für sich eine unabhängige Schätzung abgibt. Aus den unabhängigen Schätzungen wird anschließend nicht einfach „blind“ ein Mittelwert gebildet, sondern sie werden in der Gruppe durch eine Diskussion der beiden Extremwerte zusammengeführt. So steht am Ende ein Wert, der durch die Erfahrung der einzelnen Beteiligten und den Erfahrungsaustausch zustande gekommen ist.

Dies bietet mehrere Vorteile:

Durch die unabhängigen Schätzungen wird sichergestellt, dass jeder mit seiner Sichtweise zu Wort kommt und dass nicht eine Einschätzung andere beeinflusst.

Die Diskussion ist nicht einfach ein Vehikel, um von den vielen zu einer gemeinsamen Zahl zu kommen, sondern sie sorgt auch dafür, dass der Gegenstand der Schätzung konkretisiert wird und alle in der Gruppe schließlich dasselbe Bild vom Thema haben. Jeder, der schon mal gemeinsam mit anderen etwas geplant hat, nur um mitten in der Umsetzung festzustellen, dass doch alle eine etwas unterschiedliche Vorstellungen haben, weiß, wie wertvoll dieses gemeinsame Bild ist.

Bei Themen, wo diese Diskussion nicht notwendig ist, weil die Schätzungen von Anfang an dicht beieinander liegen, geht das Verfahren sehr schnell. Bei Themen, wo Sie gemeinsam diskutieren, werden Sie im Nachhinein froh sein, dass Sie diese Zeit investiert haben.

Das Vorgehen Schritt für Schritt

Eine Person sollte für die Durchführung verantwortlich sein, nennen wir sie den Schätzmeister. Er ist für Termin, Vorlagen etc. verantwortlich. Der Schätzmeister kann selbst mitschätzen, außer wenn es sich um voraussichtlich sehr diskussionsintensive, vielleicht auch emotional besetzte Themen handelt. In diesem Fall sollte er ein unbeteiligter Moderator sein.

Schritt 1: Unabhängige Schätzung durch alle Beteiligten. Jeder Schätzer dokumentiert für sich alleine seine/n Schätzwert/e. Dies kann, wenn man zusammensitzt, schriftlich (verdeckt) auf einer vorbereiteten ausgedruckten Vorlage passieren, aber auch auf einem Schmierzettel. Oder mittels des Kartensatzes „Planning Poker“ (s.u. “Tipps“), indem man eine Karte verdeckt vor sich hinlegt. Diesen Schritt kann man auch räumlich getrennt durchführen, dann wird eine Tabelle z.B. per E-Mail herumgeschickt, die jeder für sich ausfüllt.

Schritt 2: Schätzwerte sammeln. Ab hier sollte man in einem Raum zusammen sein. Der Schätzmeister oder Moderator liest den zu schätzenden Punkt noch einmal vor und schreibt dann für alle sichtbar die Werte auf, die ihm der Reihe nach von den Beteiligten genannt werden.

Schritt 3: Ggf. Diskussion. Haben alle den gleichen Wert genannt, gibt es nichts zu diskutieren. Dieser Wert wird als der gemeinsame festgehalten und der nächste zu schätzende Punkt ist dran. Gibt es Unterschiede, sind die beiden Schätzer der Extremwerte – also des höchsten und des niedrigsten genannten Wertes – aufgefordert, ihre Gründe für diese Werte zu nennen. Die anderen dürfen sich anschließend (möglichst geordnet) mit Fragen und Argumenten beteiligen. An dieser Stelle werden die unterschiedlichen Vorstellungen und Annahmen der Beteiligten zum Thema für alle transparent und es entsteht letztendlich ein gemeinsames Bild über den Gegenstand der Schätzung.

Schritt 3a: Idealerweise einigt sich die ganze Gruppe durch die Diskussion auf einen Wert. Dieser wird festgehalten.

Schritt 3b (alternativ zu a): Wenn der Zeitrahmen eher eng ist, kann man von vornherein ein Zeitlimit für die Diskussionen vereinbaren. Ist die Zeit abgelaufen, wird die Diskussion beendet und alle Beteiligten schätzen zum zweiten Mal, ebenfalls verdeckt. Die Werte werden erneut gesammelt, aus diesen wird das arithmetische Mittel („Durchschnitt“) gebildet, und dieser Wert wird festgehalten.

Schritt 4 (freiwillig): Feedback. Wenn Sie zum ersten Mal auf diese Weise gemeinsam schätzen, machen Sie am Ende eine Feedback-Runde. Jeder schildert kurz, wie diese Art der gemeinsamen Arbeit empfunden wurde. Wir hören in solchen Runden häufig die positive Überraschung darüber, dass man sehr schnell zu Werten gekommen ist, die allgemein als gut empfunden werden.

Einige Tipps:

Stellen Sie die Gruppe der Schätzer aus Personen zusammen, die den Gegenstand der Schätzung gut kennen. Lassen Sie z.B. bei Aufwandsschätzungen für Aufgaben diejenigen schätzen, die diese oder ähnliche Aufgaben regelmäßig durchführen.

Personen, die zum ersten Mal auf diese Weise schätzen, haben häufig eine hohe Hemmschwelle, eine Zahl zu nennen, über die sie sich nicht sicher sein können. Einige Dinge können hier helfen:
• das Wissen, dass jede (noch so unsichere) Zahl besser ist als gar keine Zahl,
• die Aussicht auf die gemeinsame Diskussion, die mehr Sicherheit gibt,
• die Erfahrungen anderer (sprechen Sie z.B. uns gerne an!), dass dieses Vorgehen wirklich gute Ergebnisse bringt
• … und am meisten hilft: einfach loslegen!

Bei komplexen Diskussionen ist es hilfreich, wenn der Schätzmeister die Argumente auf einem Flipchart o.ä. mitschreibt. So sieht jeder alle Argumente vor sich, und man kann wenn nötig als Zwischenschritt z.B. die einzelnen Argumente gemeinsam mit gefühlten Gewichten belegen (1kg, 5kg, 10kg).

Außerdem kann es helfen, wenn der Schätzmeister zwischendurch in der Diskussion schon mal einen Zwischenstand abfragt (jeder schreibt oder legt erneut verdeckt eine Zahl zum selben Thema, die dann gesammelt werden). Dadurch wird sichtbar, inwiefern die Werte sich schon aufeinander zu bewegt haben.

Gelegentlich kommt es vor, dass Unklarheiten zutage treten, die innerhalb dieser Runde nicht geklärt werden können und die eine Schätzung bzw. Einigung verhindern. Diese sollten, am besten als Frage formuliert, auf einem Flipchart gesammelt werden, zusammen mit dem Namen desjenigen, der jeweils für die Klärung verantwortlich ist. Der Schätzmeister kümmert sich um einen Folge-Schätztermin für die Punkte mit den Unklarheiten.

Wenn Sie die erste Schätzung räumlich getrennt durchführen (z.B. per E-Mail verschickte Tabelle, die jeder für sich ausfüllt), lassen Sie die Schätzer ihre eigenen Tabellen zum Treffen mitbringen. Sammeln Sie die Werte nicht schon vorher ein. Bei zeitlichem Abstand zwischen erster Schätzung und Diskussion kommt es ohnehin gelegentlich dazu, dass jemand sagt „ich weiß gar nicht mehr, warum ich genau diesen Wert genommen habe“. Dieser Effekt kann verstärkt werden, indem den Schätzern die Zahlen „aus der Hand“ genommen werden. Entgegenwirken kann man ihm, indem man in die Vorlage eine Spalte einfügt für Stichpunkte, sodass wer mag, kurz festhalten kann, was ihn zu dem Wert bewogen hat.

„Planning Poker“-Karten können ein gutes Hilfsmittel sein. Hierbei erhält jeder Schätzer einen Satz Karten, die man vielerorts bestellen, aber auch schnell selbst erstellen kann. Auf den Karten stehen Werte, die auf den Fibonacci-Zahlen basieren, d.h. die Sprünge werden nach oben immer größer (u.a. 2, 3, 5, 8, 13, 20, 40, 100). Wenn Sie schon mal die Erfahrung gemacht haben, dass auf einer Skala mit gleichmäßigen Abständen am Ende alle Themen bei den höchsten Werten stehen, weil „alles irgendwie wichtig/dringend/riskant/ … ist“, versuchen Sie es mal mit Planning Poker. Neben den Zahlen gibt es immer auch eine Karte mit einem „?“, mit der völlige Ratlosigkeit ausgedrückt werden kann sowie eine mit einer Kaffeetasse, die das Bedürfnis nach einer Pause signalisiert. Die bloße Präsenz dieser beiden Karten erleichtert häufig auch schon den Einstieg ins Schätzen!

Sollten sie mit zeitlich begrenzten Diskussionen arbeiten (Schritt 3b), dann stellen Sie einen Timer für alle sichtbar auf (Küchenwecker oder Smartphone bzw. Tablet-PC mit entsprechender App).

Manchmal kann es für die Kommunikation mit Prozesspartnern hilfreich sein, diese als Zuhörer zu den Schätzdiskussionen einzuladen. Vielleicht haben Sie einen internen Kunden, der nicht versteht, „warum das immer so lange dauert bzw. so teuer ist“. Die Teilnahme an einem Schätztermin kann dazu beitragen, dass der Kunde die Rahmenbedingungen Ihrer Arbeit besser versteht und seine Erwartungen anpasst.